Prawidłowy wpis powinien składać się z następujących informacji:
Nazwisko rekruta; Imię rekruta; Imię ojca (jeśli występuje imię i nazwisko matki to proszę oddzielić przecinkiem); Wiek; Nazwa obwodu a po przecinku miejscowość z której rekrut pochodził, Nazwa jednostki, Stan cywilny; Uwagi (informacje jak w instrukcji).
Przypis źródłowy podaje po przesłaniu opracowanego materiału.
Przykład umieszczenia informacji w kolumnach:
Rabionek; Jakub; Wojciech; 20; Łuków, Gułów; Straż Więzienna; Kawaler; Włościanin; AP Lublin; 175;825; b.pag.
Informacje w kolumnach proszę traktować jakby to był początek nowego zdania, zatem np. w kolumnie Obwód, miejscowość proszę wpisać Lubelski, Lublin zamiast lubelski, Lublin. W kolumnie Stan cywilny proszę wpisać Kawaler a nie kawaler. W kolumnie uwagi proszę wpisać Włościanin, Szlachcic itd.
Kolumna A, numeracja porządkowa zmieni się po połączeniu roczników zatem proszę kolumnę zostawić pustą. Nie wpisujemy tutaj numerów ze spisów formularnych lub alfabetycznych.
Kolumna B, tutaj wpisujemy nazwisko.
1.Gdy trafia się podwójne w formie np. X v Y (Kowalski v Kowal) to piszemy jak w oryginale.
2.Czasami nazwisko z pierwszej księgi różni się od spisu z jednostki wojskowej czyli z drugiej księgi, wtedy podajemy obie formy z czego, tą drugą proszę wpisać w nawiasie zwykłym, przykład: nazwisko 1 (nazwisko 2).
3.Jeśli mamy problem z odczytaniem nazwiska możemy skorzystać z dostępnych baz metrykalnych. Jeśli dalej nie możemy odczytać to piszemy: (?). W innych sytuacjach, proszę sugerować się przypadkami z już udostępnionej bazy.
4.W spisach w języku rosyjskim mogą wystąpić różnice w nazwiskach. Zatem wpisujemy jak w oryginale.
5. Planujemy umieścić zdjęcia z ksiąg poborowych na stronie LTG, zatem wszelkie pomyłki będzie można zweryfikować samodzielnie i przysłać nam formę poprawną.
Kolumna C, wpisujemy imię rekruta w formie współczesnej. Przy wyznaniu mojżeszowym lub prawosławnym wpisujemy jak w oryginale, chyba że jesteśmy pewni współczesnej formy.
Kolumna D, tutaj imię ojca, tak jak w kolumnie C.
Kolumna E, tutaj w zależności od źródła może być podany wiek lub rok urodzenia.
Kolumna F, wpisujemy nazwę obwodu (powiatu) i po przecinku miejscowość np. Lubelski, Lublin albo Zamojski, Kraśnik itp. Jeśli nie podano obwodu (powiatu) a jest tylko miejscowość to wpisujemy jak w źródle i odwrotnie w przypadku kiedy podano tylko nazwę obwodu . Starajmy się sprawdzać poprawność nazw miejscowości. Pomocne będą poniższe strony:
Kolumna G, tutaj wpisujemy rok i tylko rok.
Kolumna H, wpisujemy nazwę jednostki wojskowej. W pierwszej księdze jest kolumna gdzie podane są nazwy (np. Flota Czarnomorska, Korpus Kaukaski, 1 Dywizja Piechoty, itp.), jeśli tam nie będzie to szukamy na okładce lub na pierwszej stronie drugiej księgi. Zdarza się, że niestety pierwsza księga się nie zachowała a w drugiej nie jest napisane co to za oddział. Wówczas proszę wpisać myślnik.
Kolumna I, tutaj podajemy stan cywilny, jeśli ma dzieci to też proszę podać. Jeśli będzie napisane, że żona poszła za mężem to też to wpisujemy. Jeśli rekrut miał żonę proszę wpisać ż. Imię i nazwisko. Jeśli miał też dzieci, to proszę wpisać d. imię i wiek.
Kolumna J, to uwagi. Podajemy czy rekrut jest włościaninem, mieszczaninem czy szlachcicem. Następnie czy posiada jakieś umiejętności np. czyta i pisze, stolarz, murarz, cieśla itp. ale też wpisujemy datę zgonu, za co trafił do wojska.
Kolumna K, tutaj wpisujemy nr strony lub karty ze spisu formularnego, czyli z księgi odpowiedniej jednostki wojskowej. W sytuacji kiedy nie ma strony podajemy skrót b.pag. co oznacza brak paginacji. Może się zdarzyć że pomiędzy ponumerowanymi stronami zdarzy się strona bez paginacji, wówczas proszę podać nr poprzedniej strony z literką „A”.
Kolumny gdzie wpisuje się nazwę archiwum, numer zespołu i sygnaturę wpiszę po otrzymaniu opracowanego spisu. Jeśli będą jakieś nieopisane wyżej problemy to proszę o kontakt.
„Projekt realizowany w ramach obchodów stulecia odzyskania niepodległości oraz odbudowy polskiej państwowości”
